Виды апостилей и их оформление

Штамп, придающий официальным документам юридический вес в другой стране — апостиль на документы, существует более полувека. С момента подписания международного акта, утвердившего образец его оттиска, появились новые средства создания, хранения, защиты, передачи документов.

Требования к виду и содержанию апостиля остались прежними, но международной организацией рекомендовано внедрение современных технологий в процедуру его проставления.

В настоящее время можно выделить два вида апостиля:

1. В форме мастичного штампа (традиционный),
2. Электронный.

«Традиционный» апостиль

Привычный апостиль — не бланк, а оттиск штампа, предполагающий его последующее рукописное или печатное заполнением (в том числе маленькими штампами с текстом). Исправления допустимы (зачёркиванием и приписками), с подтверждающей подписью заполнявшего и оттиском гербовой печати. Заботясь об удобочитаемости и унификации штампа, международное законодательства предъявляет строгие требования к его геометрической форме — квадратной — и строго диктует минимальный размер стороны клише — 9 см. Оттиск гербовой печати может выходить за рамки штампа.

Расположить апостиль относительно удостоверяемого документа можно тремя способами:

1. в конце документа на свободном месте (чтобы место для него нашлось с большей вероятностью, штамп делают по возможности близким к его минимальным допустимым размерам);
2. на изнаночной стороне документа;
3. на чистом листе А4, который после прошивания с документом увеличивает число его листов на единицу (этот факт требует удостоверения: место прошивки на обороте добавленного листа заклеивают плотной бумажной «звёздочкой», поверх неё ставят оттиск гербовой печати, рядом записывают новое число листов документа и фамилию, инициалы и должность лица, уполномоченного на подписание апостиля).

Чтобы оформить апостиль в привычной форме, нужно принести документ в соответствующее ведомство или отослать заказным письмом.

“Электронный” апостиль

В конце 2015 года Минюст Украины ввел новую административную процедуру — проставление и заполнение апостиля в форме электронного документа. Вид и содержание штампа прежние, но подготавливается он компьютерным набором и заполняется программой. Вместе с оцифрованным изображением подписи уполномоченного лица ставится его электронно-цифровая подпись. Место печати штемпельной краской занимает марка с полиграфической и цифровой защитой. Марка (прямоугольник 38 на 33 мм) наклеивается на официальный документ, выданный органом юстиции, судом, оформленный нотариусом.

QR-код, индивидуальный для каждой марки, со ссылкой на web-сайт Электронного реестра апостилей www.apostille.minjust.gov.ua, позволяет обладателю мобильного устройства и программы для распознавания матричных кодов проверить подлинность штампа. (Оцифрованное изображение подлинного апостиля можно найти и через поисковую форму). Плюс нового способа в том, что можно подать документы в ЗАГСе — не обязательно ставить апостиль в Киеве.

Есть и трудности.

1. Количество марок не всегда соответствует спросу и к сроку проставления апостиля добавляется время ожидания их поставки. Если необходим апостиль срочно, разумно заранее узнать, в каком ЗАГСе есть марки.
2. ЗАГСы не всегда досконально знают, как правильно оформить апостиль в Украине для той или иной страны назначения. Поэтому самостоятельное оформление, минуя бюро переводов, не всегда протекает удачно.

Порядок проставления апостиля определяет законодательство государства, из которого исходит документ. Оно, в свою очередь, ориентируется на международные требования и на условия соглашения с тем государством, для которого документ предназначен. Бюро переводов “Атлант” предоставляет своим клиентам бесплатную консультацию. Вы всегда сможете обратиться к нам за помощью. Апостиль или легализация. перевод с нотариальным заверением, сделаем все под ключ.